Vì sao trọng lượng hàng hóa có thể chênh lệch khi giao nhận?

Trọng lượng hàng hóa chênh lệch khi giao nhận là tình trạng số cân tại điểm gửi và điểm nhận không trùng khớp. Sự khác biệt này có thể xuất phát từ cách tính trọng lượng, bao bì hoặc thiết bị cân.

Trong vận chuyển đường sắt, hàng hóa có thể được cân tại kho, điểm tập kết hoặc địa điểm giao nhận.

Nếu các bên sử dụng phương pháp cân khác nhau, kết quả có thể không thống nhất. Vì vậy, doanh nghiệp cần hiểu rõ nguyên nhân để hạn chế tranh chấp và sai lệch chứng từ.

Trọng lượng hàng hóa trong vận chuyển được xác định thế nào?

Trọng lượng tịnh (Net Weight)

Trọng lượng tịnh là khối lượng thực tế của sản phẩm, không bao gồm bao bì.

Ví dụ, một bao nguyên liệu chứa 25 kg sản phẩm.

Nếu chỉ tính phần nguyên liệu bên trong, trọng lượng tịnh là 25 kg.

Thông số này thường được sử dụng trong quản lý sản phẩm và chứng từ thương mại.

Trọng lượng cả bì (Gross Weight)

Trọng lượng cả bì là tổng khối lượng hàng hóa và bao bì.

Tùy quy cách đóng gói, phần bao bì có thể bao gồm:

• Túi hoặc bao chứa hàng;
• Thùng carton;
• Vật liệu chèn lót;
• Dây đai;
• Màng quấn;
• Pallet nếu được tính trong đơn vị cân.

Ví dụ, 100 bao nguyên liệu có trọng lượng tịnh 25 kg mỗi bao.

Tổng trọng lượng tịnh là 2.500 kg. Nếu mỗi bao bì nặng 0,2 kg, tổng trọng lượng cả bì là 2.520 kg.

Nếu cân cả pallet, khối lượng pallet còn phải được cộng thêm.

Vì sao trọng lượng hàng hóa có thể chênh lệch?

Nhầm lẫn giữa trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì

Đây là một nguyên nhân thường gặp khi đối chiếu thông tin hàng hóa.

Người gửi có thể khai báo trọng lượng sản phẩm, trong khi đơn vị vận chuyển cân toàn bộ kiện.

Ví dụ, một thùng hàng có 20 kg sản phẩm và 1 kg bao bì.

Trọng lượng tịnh là 20 kg, nhưng trọng lượng cả bì là 21 kg.

Nếu hai bên không thống nhất cách tính, số liệu sẽ xuất hiện chênh lệch dù hàng hóa không bị hao hụt.

Bao bì được thay đổi trong quá trình đóng hàng

Một lô hàng có thể được bổ sung vật liệu bảo vệ trước khi vận chuyển.

Những vật liệu này có thể làm tăng trọng lượng kiện.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Bổ sung thùng carton;
• Thêm vật liệu chống sốc;
• Đóng lại kiện hàng;
• Quấn thêm màng pallet;
• Sử dụng dây đai;
• Thay đổi pallet.

Vì vậy, cần cập nhật số cân nếu quy cách đóng gói thay đổi.

Thiết bị cân có sai số

Mỗi thiết bị cân đều có đặc tính đo lường và giới hạn sai số nhất định.

Kết quả có thể khác nhau khi sử dụng cân bàn, cân sàn hoặc cân xe tải.

Những yếu tố cần chú ý gồm:

• Độ chính xác của cân;
• Tình trạng hiệu chuẩn hoặc kiểm định;
• Giới hạn tải trọng;
• Cách đặt hàng trên cân;
• Điều kiện nền đặt cân;
• Thao tác của người sử dụng.

Không nên kết luận hàng bị thiếu chỉ dựa trên hai kết quả cân khác nhau.

Theo Tổ chức Đo lường Pháp định Quốc tế (OIML), thiết bị cân không tự động được đánh giá dựa trên những yêu cầu đo lường và kỹ thuật. Trong đó, sai số cho phép phụ thuộc vào đặc tính và cấp chính xác của thiết bị.

Phương pháp cân không thống nhất

Một doanh nghiệp có thể cân từng thùng rồi cộng tổng.

Trong khi đó, bên nhận có thể cân toàn bộ pallet.

Nếu một bên tính cả pallet và bên còn lại không tính, kết quả sẽ khác nhau.

Ngoài ra, việc làm tròn số liệu từ nhiều kiện cũng có thể tạo ra chênh lệch nhỏ.

Hàng hóa thay đổi khối lượng trong quá trình bảo quản

Một số mặt hàng có khả năng hấp thụ hoặc mất độ ẩm.

Ví dụ, nông sản và vật liệu hút ẩm có thể thay đổi khối lượng nếu điều kiện bảo quản không phù hợp.

Tuy nhiên, không phải mọi loại hàng đều có sự thay đổi đáng kể.

Nếu phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp cần xem xét đặc tính sản phẩm và tình trạng bao bì thực tế.

Chênh lệch trọng lượng ảnh hưởng gì đến vận chuyển?

Gây khó khăn khi đối chiếu chứng từ

Thông tin trọng lượng thường xuất hiện trên bảng kê, phiếu cân hoặc chứng từ giao nhận.

Nếu số liệu không thống nhất, các bên có thể phải kiểm tra lại lô hàng.

Điều này có thể làm tăng thời gian xử lý tại điểm tiếp nhận.

Có thể ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển

Trọng lượng là một trong những yếu tố được xem xét khi báo giá vận tải hàng hóa.

Tuy nhiên, cước vận chuyển còn phụ thuộc vào loại hàng, thể tích và phương án khai thác.

Nếu trọng lượng thực tế khác thông tin khai báo, đơn vị vận chuyển có thể cần điều chỉnh báo giá theo thỏa thuận.

Ảnh hưởng đến kế hoạch xếp hàng

Trọng lượng hàng hóa là thông tin quan trọng khi bố trí tải trọng.

Với hàng nặng hoặc hàng đóng pallet, số liệu chính xác giúp xác định phương án nâng hạ.

Ngoài tổng trọng lượng, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến khối lượng từng kiện.

Những lưu ý để hạn chế chênh lệch trọng lượng

Thống nhất cách tính trước khi gửi

Người gửi và đơn vị vận chuyển cần làm rõ trọng lượng được khai báo là tịnh hay cả bì.

Nếu sử dụng pallet, cần xác định pallet có được tính vào số cân hay không.

Việc thống nhất từ đầu giúp hạn chế sai lệch khi đối chiếu.

Sử dụng thiết bị cân phù hợp

Thiết bị cân cần đáp ứng tải trọng và độ chính xác phù hợp với mục đích sử dụng.

Khi cần đối chiếu chính thức, nên sử dụng thiết bị đáp ứng yêu cầu đo lường áp dụng.

Không nên sử dụng cân có dấu hiệu hư hỏng hoặc hoạt động bất thường.

Ghi nhận số cân sau khi đóng gói

Trọng lượng nên được xác định sau khi hoàn tất đóng kiện.

Nếu bổ sung vật liệu hoặc thay đổi quy cách, cần cập nhật thông tin.

Các nội dung nên ghi nhận gồm:

• Mã kiện;
• Loại hàng;
• Số lượng;
• Trọng lượng tịnh;
• Trọng lượng cả bì;
• Trọng lượng pallet nếu có;
• Thời điểm cân;
• Thiết bị hoặc địa điểm cân.

Kiểm tra lại khi phát hiện chênh lệch

Nếu số cân tại điểm nhận khác điểm gửi, doanh nghiệp cần kiểm tra nguyên nhân.

Không nên lập tức kết luận có thất thoát hàng hóa.

Việc kiểm tra nên dựa trên tình trạng kiện, số lượng và phương pháp cân của hai bên.

Quy trình kiểm tra trọng lượng khi giao nhận đường sắt

Bước 1: Chuẩn bị thông tin hàng hóa

Người gửi cung cấp loại hàng, số kiện, trọng lượng và quy cách đóng gói.

Với hàng đóng pallet, cần khai báo rõ tổng số pallet và trọng lượng liên quan.

Bước 2: Xác định trọng lượng trước vận chuyển

Hàng được cân theo phương pháp đã thống nhất.

Kết quả cần được ghi nhận và đối chiếu với thông tin khai báo.

Bước 3: Bàn giao và vận chuyển

Hàng được tiếp nhận theo điều kiện vận chuyển phù hợp.

Thông tin về trọng lượng, số kiện và tình trạng bao bì cần được lưu giữ để phục vụ đối chiếu.

Bước 4: Kiểm tra tại điểm nhận

Khi hàng đến, người nhận kiểm tra số lượng và tình trạng kiện.

Nếu cần cân lại, nên sử dụng phương pháp tương đương với lần cân trước.

Bước 5: Xử lý khi có sai lệch

Nếu xuất hiện chênh lệch đáng kể, các bên cần đối chiếu chứng từ và kết quả cân.

Việc lập biên bản giúp ghi nhận tình trạng thực tế để xử lý theo thỏa thuận giao nhận.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao cân tại kho và cân tại ga cho kết quả khác nhau?

Nguyên nhân có thể đến từ thiết bị cân, cách đặt hàng hoặc phương pháp tính trọng lượng khác nhau.

Trọng lượng hàng hóa có bao gồm pallet không?

Điều này phụ thuộc vào cách xác định đơn vị cân và thỏa thuận giao nhận. Cần ghi rõ pallet có được tính hay không.

Chênh lệch trọng lượng có đồng nghĩa với mất hàng không?

Không. Chênh lệch có thể xuất phát từ bao bì, phương pháp cân hoặc sai số thiết bị.

Có cần cân lại tất cả kiện hàng không?

Không phải mọi lô hàng đều cần cân lại từng kiện. Việc kiểm tra phụ thuộc vào yêu cầu giao nhận và mức độ sai lệch.

VietRail Cargo có hỗ trợ tư vấn trọng lượng khi gửi hàng không?

VietRail Cargo hỗ trợ tư vấn phương án vận chuyển dựa trên thông tin trọng lượng, kích thước và quy cách đóng gói thực tế.

Kết luận

Trọng lượng hàng hóa chênh lệch khi giao nhận có thể xuất phát từ cách tính trọng lượng, bao bì và thiết bị cân.

Để hạn chế sai lệch, doanh nghiệp cần thống nhất phương pháp cân và ghi nhận thông tin sau khi đóng gói.

Khi phát hiện số liệu không khớp, các bên nên kiểm tra chứng từ, bao bì và kết quả cân trước khi xác định nguyên nhân.

VietRail Cargo hỗ trợ tư vấn phương án vận chuyển đường sắt dựa trên đặc điểm hàng hóa và yêu cầu giao nhận thực tế.

Xem thêm

Vận chuyển đồ nhựa gia dụng Hà Nội – Đà Nẵng⁠

Vận chuyển khăn giấy Bình Dương – Hà Nội