Những lưu ý khi gửi hàng nhiều mã sản phẩm bằng đường sắt

Gửi hàng nhiều mã sản phẩm bằng đường sắt cần được chuẩn bị kỹ để hạn chế nhầm lẫn khi giao nhận. Một lô hàng có thể gồm nhiều loại sản phẩm, kích thước và số lượng khác nhau.

Nếu không phân loại rõ ràng, người gửi có thể gặp khó khăn khi kiểm đếm hoặc đối chiếu hàng tại điểm nhận.

Vì vậy, doanh nghiệp cần chú ý đến mã hàng, nhãn kiện và danh sách đóng gói trước khi vận chuyển.

Vì sao hàng nhiều mã sản phẩm dễ bị nhầm lẫn?

Một lô hàng có nhiều loại sản phẩm

Các doanh nghiệp phân phối thường vận chuyển nhiều mã hàng trong cùng một chuyến.

Những nhóm hàng có thể gặp gồm:

• Quần áo nhiều kích cỡ;
• Giày dép nhiều mẫu;
• Linh kiện và phụ tùng;
• Đồ gia dụng;
• Văn phòng phẩm;
• Phụ kiện điện tử;
• Hàng tiêu dùng đóng thùng.

Các sản phẩm có thể được đóng thành nhiều kiện với hình thức bên ngoài tương tự nhau.

Nếu thiếu thông tin nhận diện, việc phân biệt từng kiện sẽ khó khăn hơn.

Thùng hàng có hình thức giống nhau

Một số doanh nghiệp sử dụng cùng loại thùng carton cho nhiều mã sản phẩm.

Khi xếp cạnh nhau, các kiện có thể khó phân biệt bằng mắt thường.

Ví dụ, hai thùng có cùng kích thước nhưng chứa hai loại phụ kiện khác nhau.

Nếu chỉ ghi tên người nhận, nhân viên kho sẽ khó xác định nội dung từng kiện.

Hàng trải qua nhiều công đoạn giao nhận

Vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt có thể kết hợp với đường bộ ở hai đầu.

Tùy phương án vận chuyển, hàng có thể trải qua các công đoạn:

• Nhận tại kho gửi;
• Tập kết;
• Phân loại;
• Bốc xếp;
• Vận chuyển bằng đường sắt;
• Dỡ hàng;
• Giao đến kho nhận.

Mỗi công đoạn cần có thông tin nhận diện để việc bàn giao được chính xác.

Những lưu ý khi gửi hàng nhiều mã sản phẩm bằng đường sắt

Phân loại và nhận diện hàng hóa trước khi vận chuyển

Phân loại hàng trước khi đóng kiện

Người gửi nên chia sản phẩm theo từng mã hàng hoặc nhóm hàng.

Không nên đóng lẫn nhiều loại sản phẩm mà không có danh sách chi tiết.

Việc phân loại có thể dựa trên:

• Mã SKU;
• Tên sản phẩm;
• Kích thước;
• Màu sắc;
• Chủng loại;
• Số lượng;
• Đơn hàng hoặc người nhận.

Với hàng có nhiều phiên bản tương tự, cần kiểm tra kỹ mã sản phẩm trước khi đóng thùng.

Ghi nhãn rõ ràng trên từng kiện

Mỗi kiện hàng nên có nhãn nhận diện riêng.

Các thông tin có thể bao gồm:

• Tên người gửi;
• Tên người nhận;
• Mã đơn hàng;
• Mã kiện;
• Số thứ tự kiện;
• Tổng số kiện;
• Điểm đến.

Ví dụ, một lô hàng gồm 20 thùng có thể được đánh số từ 01/20 đến 20/20.

Cách đánh số này giúp nhân viên dễ đối chiếu tổng số kiện khi bàn giao.

Lập danh sách đóng gói

Danh sách đóng gói, hay Packing List, là tài liệu thể hiện nội dung hàng hóa trong từng kiện.

Đối với hàng nhiều mã sản phẩm, Packing List nên ghi rõ:

• Mã kiện;
• Mã sản phẩm;
• Tên sản phẩm;
• Số lượng;
• Quy cách;
• Trọng lượng nếu có.

Ví dụ:

Mã kiện	Mã hàng	Số lượng
K01	SP-A01	50 sản phẩm
K02	SP-A02	30 sản phẩm
K03	SP-B01	40 sản phẩm

Thông tin trên danh sách cần thống nhất với nhãn bên ngoài thùng.

Việc lập Packing List không thay thế các chứng từ vận tải hoặc chứng từ bắt buộc khác.

Kiểm tra và bảo vệ hàng hóa trước khi bàn giao

Hạn chế đóng quá nhiều mã trong một thùng

Một thùng có thể chứa nhiều mã sản phẩm nếu được phân loại phù hợp.

Tuy nhiên, việc trộn quá nhiều mã có thể khiến khâu kiểm đếm mất thời gian.

Với sản phẩm nhỏ, nên sử dụng túi hoặc hộp phụ để chia từng nhóm.

Bên ngoài mỗi nhóm cần có thông tin nhận diện rõ ràng.

Nếu một thùng chứa nhiều mã, Packing List phải thể hiện đầy đủ số lượng của từng mã.

Kiểm tra số lượng trước khi niêm phong

Trước khi dán kín thùng, người gửi nên kiểm tra lại nội dung hàng.

Các bước cần chú ý gồm:

• Đối chiếu mã sản phẩm;
• Kiểm tra số lượng;
• Kiểm tra tình trạng bao bì;
• Đối chiếu với Packing List;
• Xác nhận mã kiện;
• Niêm phong sau khi hoàn tất.

Không nên chỉ dựa vào số lượng dự kiến trên đơn hàng mà bỏ qua khâu kiểm đếm thực tế.

Chụp ảnh kiện hàng trước khi bàn giao

Hình ảnh là thông tin tham khảo hữu ích khi cần đối chiếu tình trạng hàng hóa.

Người gửi có thể chụp:

• Hàng trước khi đóng thùng;
• Nhãn kiện;
• Số thứ tự kiện;
• Tình trạng thùng sau đóng gói;
• Pallet sau khi cố định.

Hình ảnh không thay thế biên bản giao nhận nhưng có thể hỗ trợ quá trình kiểm tra khi phát sinh chênh lệch.

Cách tổ chức hàng nhiều mã sản phẩm khi vận chuyển đường sắt

Gom kiện theo đơn hàng hoặc điểm đến

Nếu lô hàng phục vụ nhiều đơn hàng, doanh nghiệp nên phân nhóm trước khi gửi.

Các kiện cùng điểm đến có thể được bố trí chung theo phương án phù hợp.

Cách tổ chức này giúp hạn chế việc phải phân loại lại khi hàng đến kho nhận.

Sử dụng pallet khi cần thiết

Đối với lô hàng nhiều thùng, pallet có thể hỗ trợ việc gom và nâng hạ.

Tuy nhiên, các kiện trên pallet vẫn cần có mã nhận diện riêng.

Không nên chỉ dán một nhãn bên ngoài pallet nếu từng thùng còn phải giao cho các đơn hàng khác nhau.

Khi quấn màng pallet, cần bảo đảm nhãn tổng có thể đọc được.

Kiểm soát hàng ghép

Hàng ghép là hình thức gom nhiều lô hàng phù hợp để vận chuyển chung.

Với hàng có nhiều mã sản phẩm, người gửi cần phân biệt rõ mã kiện của mình với các lô hàng khác.

Nên sử dụng mã đơn hàng thống nhất trên nhãn và chứng từ giao nhận.

Điều này giúp hạn chế nhầm lẫn khi hàng được tập kết hoặc phân loại.

Quy trình gửi hàng nhiều mã sản phẩm bằng đường sắt

Bước 1: Chuẩn bị thông tin hàng hóa

Khách hàng nên cung cấp:

• Loại hàng;
• Số lượng mã sản phẩm;
• Tổng số kiện;
• Trọng lượng;
• Kích thước kiện;
• Điểm nhận;
• Điểm giao;
• Yêu cầu phân loại đặc biệt.

Với lô hàng phức tạp, nên chuẩn bị bảng kê chi tiết theo từng kiện.

Bước 2: Tư vấn phương án vận chuyển

VietRail Cargo tiếp nhận thông tin để xem xét phương án vận chuyển phù hợp.

Tùy số lượng, kích thước và địa điểm giao nhận, hàng có thể được cân nhắc vận chuyển ghép hoặc theo lô riêng.

Phương án cụ thể cần được xác nhận trước khi gửi.

Bước 3: Kiểm tra nhãn và danh sách kiện

Trước khi bàn giao, cần bảo đảm:

• Các kiện đã được đánh số;
• Nhãn ghi đúng thông tin;
• Tổng số kiện thống nhất;
• Packing List đầy đủ;
• Bao bì được đóng kín;
• Không có kiện chưa xác định mã.

Nếu phát hiện sai lệch, người gửi nên điều chỉnh trước khi vận chuyển.

Bước 4: Tập kết và vận chuyển

Hàng được đưa đến điểm tập kết theo kế hoạch.

Trong quá trình giao nhận, số lượng kiện cần được đối chiếu theo chứng từ.

Với những lô hàng nhiều mã, việc phân loại ngay từ đầu giúp giảm thời gian xử lý tại điểm đích.

Bước 5: Kiểm đếm tại điểm nhận

Khi hàng đến, người nhận cần đối chiếu số kiện thực tế với chứng từ bàn giao.

Nếu cần kiểm đếm bên trong từng thùng, việc này nên được thống nhất trong quy trình giao nhận.

Trường hợp phát sinh chênh lệch, cần ghi nhận thông tin để các bên phối hợp kiểm tra.

Những sai sót thường gặp khi gửi hàng nhiều mã

Một số sai sót có thể xảy ra gồm:

• Ghi sai mã SKU;
• Đánh số kiện trùng nhau;
• Thiếu số thứ tự kiện;
• Trộn nhiều mã nhưng không có bảng kê;
• Nhãn bị che bởi màng quấn;
• Số lượng thực tế khác Packing List;
• Không phân biệt hàng theo điểm đến;
• Thiếu thông tin người nhận;
• Không ghi nhận tình trạng hàng trước khi gửi.

Các sai sót này có thể làm tăng thời gian kiểm tra và xử lý tại kho nhận.

Cước vận chuyển hàng nhiều mã được tính thế nào?

Chi phí vận chuyển bằng đường sắt thường được xác định theo đặc điểm và phương án giao nhận của lô hàng.

Những yếu tố cần xem xét gồm:

• Tổng trọng lượng;
• Tổng thể tích;
• Kích thước kiện;
• Số lượng kiện;
• Tuyến vận chuyển;
• Điểm lấy hàng;
• Điểm giao hàng;
• Yêu cầu bốc xếp;
• Dịch vụ phân loại hoặc kiểm đếm bổ sung nếu có.

Số lượng mã sản phẩm không nhất thiết là căn cứ trực tiếp để tính cước.

Tuy nhiên, yêu cầu phân loại hoặc giao hàng phức tạp có thể ảnh hưởng đến chi phí dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

Một thùng có thể chứa nhiều mã sản phẩm không?

Có thể, nếu hàng được phân loại và đóng gói phù hợp. Người gửi nên lập danh sách số lượng từng mã trong thùng.

Có bắt buộc phải lập Packing List không?

Packing List chi tiết theo từng kiện không bắt buộc trong mọi trường hợp vận chuyển nội địa. Tuy nhiên, đây là tài liệu nên chuẩn bị với lô hàng nhiều mã sản phẩm.

Có cần đánh số từng kiện hàng không?

Nên đánh số khi lô hàng gồm nhiều thùng. Việc này giúp đối chiếu số lượng khi bàn giao và nhận hàng.

Có thể gửi hàng nhiều mã bằng hình thức hàng ghép không?

Có thể xem xét nếu hàng đáp ứng điều kiện tiếp nhận và đóng gói. Phương án ghép hàng cần được đơn vị vận chuyển xác nhận.

VietRail Cargo có hỗ trợ giao nhận tận nơi không?

VietRail Cargo cung cấp dịch vụ vận tải đường sắt và hỗ trợ giao nhận theo nhu cầu. Phạm vi phục vụ cần được xác nhận theo địa điểm thực tế.

Kết luận

Gửi hàng nhiều mã sản phẩm bằng đường sắt cần chú ý đến phân loại, nhãn kiện và danh sách đóng gói.

Việc đánh số kiện, kiểm tra mã SKU và đối chiếu số lượng giúp hạn chế nhầm lẫn trong quá trình giao nhận.

Đối với doanh nghiệp phân phối, chuẩn bị thông tin rõ ràng còn giúp quá trình kiểm kê tại kho nhận thuận tiện hơn.

VietRail Cargo hỗ trợ tư vấn phương án vận chuyển dựa trên số lượng kiện, trọng lượng, kích thước và địa điểm giao nhận thực tế.

Xem thêm

Vận chuyển đồ nhựa gia dụng Hà Nội – Đà Nẵng⁠

Vận chuyển khăn giấy Bình Dương – Hà Nội⁠